Затверджено наказом керівника апарату суду
від 6червня 2011 року № -6-29/05
ПОЛОЖЕННЯ
про канцелярію Шевченківського районного суду Харківської області
1. Загальні положення
1. Канцелярія Шевченківського районного суду Харківської області є самостійним структурним підрозділом Шевченківського районного суду Харківської області, утворюється відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів».
2. Канцелярія суду в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, Кодексом України про адміністративні правопорушення та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", законодавством про боротьбу з корупцією, Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації України у Харківській області, наказами голови та керівника апарату суду, а також цим Положенням.
3. Канцелярія підпорядковується безпосередньо керівнику апарату суду.
4. За посадами до канцелярії суду входять: старший секретар, секретарі суду та діловод.
5.Канцелярію очолює старший секретар суду, призначений на посаду наказом керівника апарату суду.
6. Інші працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад наказом керівника апарату суду.
7.Старший секретар здійснює організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.
8.Старшому секретареві безпосередньо підпорядковані секретарі суду та діловод відповідно до напрямків роботи. Старший секретар суду має право вносити керівникові апарату суду пропозиції про заохочення чи накладення стягнень щодо підпорядкованих йому працівників.
9.У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.
10. Посадові обов'язки працівників канцелярії суду затверджуються керівником апарату суду.
11. Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.
2. Основні завдання канцелярії суду
1. Основними завданнями канцелярії суду є забезпечення роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді , звернення до виконання судових рішень.
2. Канцелярія суду відповідно до покладених на неї завдань:
2.1. забезпечує щоденне протягом робочого часу суду прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду та реєстрацію їх в електронних картках;
2.2. своєчасно передає судові справи суддям для розгляду;
2.3. своєчасно передає документи виконавцям та контролює їх своєчасне виконання;
2.4. забезпечує своєчасне відправлення вихідної кореспонденції та її реєстрацію в електронних картках.
2.5. веде первинний облік справ і матеріалів, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, забезпечує заповнення обліково-статистичних карток в електронному вигляді та забезпечує їх достовірність і правильність;
2.6. веде номенклатурні справи по роботі канцелярії, подає пропозиції керівнику апарату суду щодо складання номенклатури справ;
2.7. веде роботу з обліку та зберігання судових справ, які знаходяться в канцелярії суду;
2.8. забезпечує роботу з речовими доказами: облік, зберігання та виконання відповідно до судових рішень;
2.9. забезпечує своєчасне та належне направлення судових справ із апеляційними, касаційними скаргами до судів вищих інстанцій;
2.10. забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання, веде їх облік, забезпечує відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання, своєчасне приєднання до судових справ повідомлень про стан їх виконання.
2.11. веде контрольні та зведені виконавчі переведення;
2.12. здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проводить аналітичну роботу щодо строків здачі справ до канцелярії суду, готує відповідні пропозиції з удосконалення цієї роботи, систематично доповідає керівнику апарату суду про випадки порушення термінів здачі справ до канцелярії суду;
2.13. проводить перевірку відповідності документів у судових справах опису справи;
2.14. забезпечує виготовлення та своєчасну видачу копій судових рішень, інших документів із судових справ, а також судових справ для ознайомлення відповідно до поданих заяв після отримання відповідного погодження у встановленому порядку;
2.15. за дорученням керівника апарату суду готує проекти відповідей на запити, заяви, які надходять до суду від громадян або юридичних осіб.
2.15. проводить підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.
2.16.забезпечує своєчасне подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації України у Харківській області та відповідному територіальному управлінню статистики Держкомстату за своїм місцезнаходженням.
2.17. організовує складання та обробку статистичних звітів про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів.
2.18.організовує та здійснює підготовку статистичних таблиць, довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок, на звернення інших відомств.
2.19.організовує роботу архіву суду.
2.20.забезпечує зберігання документів, які надійшли до архіву суду.
2.21.приймає на зберігання від відповідних працівників апарату суду судові документи, що закінчені діловодством.
2.22.здійснює контроль за систематизацією, розміщенням та обліком справ, які здані до архіву, виконання цієї роботи.
2.23.готує зведені описи справ постійного і тимчасового термінів зберігання, акти для передання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.
2.24. готує необхідні довідки на основі відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку.
2.25. готує необхідні дані та складає відповідних звіти щодо роботи архіву.
2.26.Здійснює контроль за додержання правил протипожежної безпеки в приміщенні архіву.
2.27. Розробляє заходи, спрямовані на вдосконалення діловодства і організації роботи з документального забезпечення діяльності суду
3. Права канцелярії суду
3. Канцелярія має право:
3.1. вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи канцелярії суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації з метою її удосконалення;
3.2. вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення на зборах суддів, нарадах працівників апарату суду щодо найбільш важливих питань організації роботи канцелярії суду, покращення умов, удосконалення форм і методів роботи, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду;
3.3 Отримувати від працівників апарату суду та суддів інформацію необхідну
для виконання своїх завдань та обов'язків.
4. Відповідальність канцелярії суду
1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання основних завдань канцелярії суду несе старший секретар.
2. Відповідальність працівників канцелярії суду встановлюється їхніми посадовими інструкціями.
5. Заключні положення
До цього Положення можуть вноситися зміни та доповнення, що затверджуються керівником апарату.
_03_03.png)
